Notion es mucho más que una app de notas. Con las plantillas adecuadas, puedes convertirlo en tu centro de operaciones personal: gestión de proyectos, hábitos, finanzas, notas de reuniones…

Aquí tienes 5 plantillas que uso a diario y que me ahorran literalmente 5 horas cada semana.

1. Dashboard personal (tu centro de mando)

Un dashboard es una página principal desde la que accedes a todo lo que necesitas.

Incluye:

  • Vista de tareas pendientes (con filtros por prioridad)
  • Calendario semanal con eventos importantes
  • Lista de proyectos activos con barra de progreso
  • Accesos rápidos a herramientas que usas a diario
  • Estado de tus hábitos diarios

Cómo crearla:

  1. Crea una nueva página en Notion
  2. Añade una vista de base de datos filtrada por “pendiente”
  3. Añade un calendario de la misma base de datos
  4. Usa callouts para accesos directos
  5. Crea bloques synced blocks para reutilizar contenido

💡 Truco: Usa /synced block para que los cambios en una página se reflejen automáticamente en todas las demás donde lo hayas insertado.

2. Gestor de proyectos tipo Kanban

Perfecto para gestionar trabajos freelance, proyectos personales o tareas del equipo.

Estructura:

📥 Inbox → 📋 En progreso → 🔍 En revisión → ✅ Hecho

Propiedades de cada tarjeta:

  • Nombre del proyecto
  • Prioridad (alta / media / baja)
  • Fecha límite
  • Responsable
  • Etiquetas (cliente, tipo de trabajo, herramienta)
  • Archivos adjuntos

Vistas alternativas:

  • Tabla: para ver todos los datos a la vez
  • Calendario: para ver plazos
  • Galería: para proyectos visuales

3. Sistema de notas de reuniones

Olvida las notas dispersas en Google Docs, emails y mensajes sueltos.

Plantilla de cada reunión:

  • Fecha y hora
  • Participantes
  • Agenda (temas a tratar)
  • Notas (en tiempo real durante la reunión)
  • Decisiones tomadas (lo más importante)
  • Acciones pendientes con responsable y fecha
  • Archivos relacionados

Truco avanzado:

Usa una base de datos relacional donde cada reunión esté vinculada a un proyecto. Así puedes ver todas las notas de un proyecto en un solo lugar.

4. Tracker de hábitos

Simple pero tremendamente efectivo. Crea una base de datos con:

  • Nombre del hábito (ej: ejercicio, lectura, meditación)
  • Frecuencia (diario, 3x/semana, etc.)
  • Checkbox para cada día
  • Estadísticas con fórmulas de Notion

Fórmulas útiles:

Prop: Completado hoy → Checkbox
Prop: Racha → Fórmula que cuenta días consecutivos marcados

5. Gestión financiera personal

No necesitas una app de finanzas complicada. Una simple base de datos en Notion basta:

  • Fecha
  • Concepto (café, suscripción, sueldo…)
  • Categoría (comida, ocio, facturas, ahorro)
  • Importe (positivo = ingreso, negativo = gasto)
  • Método de pago (tarjeta, efectivo, bizum)

Vistas recomendadas:

  • Tabla filtrada por mes
  • Resumen con fórmulas: total ingresos, total gastos, balance
  • Gráfico (usa embed de Google Sheets o Notion Charts)

Cómo implementar todo esto

No tienes que crear todo de cero. En la web hay cientos de templates gratuitos de Notion que puedes duplicar directamente:

Mi consejo: empieza con el dashboard personal. Es el que más impacto tiene en tu día a día. Una vez lo tengas funcionando, añade las demás plantillas una a una.

¿Quieres que te diseñe un template de Notion personalizado para tu homelab? Dime qué necesitas y lo creo.